Segítség
Teremfoglaló alkalmazás oktatási segédanyag
Tartalom
- Bejelentkezés
- Foglalás
- Bejelentkezés
- Foglalások
- Jóváhagyásra váró foglalások
- Időpont kiírás
- Riportok
- Törzsadatok
- Városok
- Sportágak
- Létesítmények
- Telephelyek
- Admin
- Hozzárendelések
Általános információk
A teremfoglaló alkalmazás a Pécsi Tudományegyetem sportlétesítmény foglalásainak felvitelére és egységes kezelésére szolgál. Amellett, hogy a mai kor követelményeinek megfelelően egyértelműen elvárható elektronikus megoldás. A korszerű, mindenki által elérhető webes alkalmazás jelentősen megkönnyíti a résztvevő felek munkáját, biztosítva az átláthatóságot, kimutathatóvá válik a bérlők teremhasználati ideje.
Irányított csatorna: amennyiben a teremfoglaló rendszeren keresztül az érdeklődő hallgató, munkavállaló, külsős bérlő átlátja az Egyetem teljes sportlétesítmény portfoliójának szabad kapacitásait, képes a kívánt létesítmény foglalható sávjainak kiválasztásával azt lefoglalni, egyben a sportlétesítmény-felelős számára jóváhagyási kérelmet küldeni, illetve a jóváhagyásról e-mail formájában tájékoztatást kapni.
A sportlétesítmény-felelősök (adminok) meghatározhatják a nyitvatartás beállításával a terem foglalható sávjait, rögzítve a tanórai és esti bérlők időpontjait.
A sportlétesítmény-felelősök a teremfoglaló alkalmazásban korlátozottan a saját kezelésükben álló sportlétesítményekre szerkesztői jogosultsággal rendelkeznek, ennél fogva, a sportlétesítményeik adatai szerkeszthetők/aktualizálhatók, az alkalmazásban szereplő adatok kereshetők, szűrhetők. Továbbá Excel táblázatba exportálhatók, így az a bérlői szerződésekkel kapcsolatos adatszolgáltatások alapját is képezheti.
A teremfoglaló felülete – felhasználói nézet
1. Bejelentkezés
A teremfoglaló alkalmazás használatához minden felhasználó számára szükséges a bejelentkezés modul használata, ami regisztrációhoz kötött. https://teremfoglalo.pte.hu/
A bejelentkezés két részre bontható:
- PTE polgár
- Külső bejelentkezés.
A regisztráció során kötelező a név, e-mail cím, telefonszám megadása, PTE polgár esetén az EHA/Neptun kód megadásával a rendszer betölti a regisztráló adatait.
A bejelentkezést követően a felhasználó a bal oldalon az alábbi menüsort látja:
2. Foglalás
Foglalások menübe való belépést követően, a „Válasszon egy létesítmény” felirat alatt található legördülő listából kiválasztható a kívánt sportlétesítmény.
A kiválasztott létesítménnyel kapcsolatos információk a „létesítmény adatai” menügomb megnyomásával tekinthetők meg.
Sportlétesítmény kiválasztásával megjelennek az aktuális dátummal megegyező hét napjai.
A ,,Foglalás" menüpontban jelenik meg a sportlétesítmény-felelős (admin) által kiírt időpont napi és heti lebontásban, amely foglalható az egyetemi hallgatók, polgárok számára. Fehér színnel a nem foglalható, szürke színnel a már lejárt időpontok, sötétszürke színnel a lejárt foglalások láthatóak. A zöld színnel jelölt mezők a megnyitott és foglalható időpontokat jelölik. A piros szín a már lefoglalt, a sárga szín pedig a saját lefoglalt időpontokat mutatja.
A foglalható időpont kijelölésével felugrik egy panel, melyben meg kell adni, hogy milyen célból és kinek a nevében történik a foglalás.
A kiírt időpontok addig lesznek foglalhatóak, míg a sportlétesítmény-felelős, vagy egy egyéni felhasználó nem rögzít időpontot. Mind egyetemi, mind pedig külsős felhasználók tudnak maguknak időpontot foglalni. A sportlétesítmény-felelősök tudnak fix foglalásokat rögzíteni (például tanóra céljából).
Vannak létesítmények, melyekben egy időben több fajta sporttevékenység folyhat, ilyen például a TTK Sportcsarnok, melyet a terem szétválasztásával 3 részre lehet bontani, ezért sávos foglalási, és rögzítési rendszer került kialakításra.
Foglalásnál fontos, hogy a kívánt időpont kijelölésekor ki kell választani az alapegységeken belül a megadott sportlétesítmény sávjait (egyszerre több sáv is kiválasztható), ezáltal az egész terem egy foglalási modullal lefoglalható.
A foglalás mentésével megjelenik a naptárban a kijelölt időpont, mint előfoglalás.
A regisztráló e-mail üzenetben tájékoztatást kap, hogy előfoglalását sikeresen rögzítette. A foglalás továbbításra került a jóváhagyó felé. A sportlétesítmény-felelős/jóváhagyó is tájékoztatást kap e-mailben a foglalásról, melyet vagy elfogad vagy indoklás mellett elutasít.
A felhasználó a jóváhagyó döntésről automatikus üzenet kap.
A teremfoglaló felülete – sportlétesítmény-felelős nézet
1. Bejelentkezés
A rendszergazda a felhasználó bejelentkezése után a bal oldalon az alábbi menüsort látja:
| A ,,Foglalás" menüpontban jelenik meg a fő Létesítményfelelős által kiírt időpont napi és heti lebontásban, amely foglalható az egyetemi hallgatók számára. Fehér színnel a nem foglalható, szürke színnel a már lejárt időpontok, sötétszürke színnel a lejárt foglalások láthatóak. A zöld színnel jelölt mezők a megnyitott és foglalható időpontokat Jelölik. Piros szín a már lefoglalt, a sárga szín pedig a saját lefoglalt időpontokat mutatja. | |
A kiírt időpontok addig lesznek foglalhatóak, amíg a sportlétesítmény-felelős vagy egy egyéni felhasználó nem rögzít időpontot. Mind egyetemi, mind pedig külsős felhasználók tudnak maguknak időpontot foglalni. A sportlétesítmény-felelősök tudnak fix foglalásokat rögzíteni (például tanóra céljából).
Az ablak jobb oldalán látható a táblázat, ahol a foglalásokat végre lehet hajtani. Heti vagy napi bontásban lehet áttekinteni a naptárat. Az alábbi képen egy többsávos csarnok foglalhatósága látszik. Ezen a példán 1.pálya, 2. pálya és 3. pálya foglalható (akár egyszerre is) péntek 15:00 órától.
4. Foglalások
A "foglalások" menüpontban táblázatos formában látható minden Felhasználó (foglaló) által lefoglalt időpont. A sor végén látható szem ikonnal megtekinthető az adott foglalás részletes leírása. A ceruza ikon szerkesztésre használható. A pipa ikonnal jóvá lehet hagyni vagy el lehet utasítani az adott foglalást, a kuka ikon pedig a foglalás törlését teszi lehetővé. Mind a jóváhagyásról, mind az elutasításról mind pedig a törlésről is kap e-mail értesítést a regisztráló. A szűrést az alábbi paraméterekkel lehet végrehajtani:
Milyen célból / Kinek a nevében / Dátum / Kezdés / Befejezés / Létesítmény / Alegység / Foglalható / Foglalás típusa / Státusz
5. Jóváhagyásra váró foglalások
A ,,Jóváhagyásra váró foglalások" menüpontban a Felhasználó által foglalni kívánt igények láthatóak, amelyet a fő sportlétesítmény-felelős megtekinthet, illetve elbírálhat. Az elbírálás a „Fej” ikonra kattintva elutasíthatja, vagy elfogadhatja a foglalási igényt. A szűrés funkció itt is elérhető, az alábbi feltételek alapján hajtható végre:
Milyen célból / Kinek a nevében / Dátum / Kezdés / Befejezés / Létesítmény / Alegység / Foglalható / Státusz
6. Időpont kiírás
Az ,,Időpont kiírás" menüpont alatt található táblázatban láthatóak különböző színnel jelölve a kiírt foglalható, illetve fix időpontok és helyek. Zöld színnel láthatóak azok az időpontok, amelyek a ,,Foglalás" menüben szabadon foglalhatóak. Sárga színnel a sportlétesítmény-felelősök által tanórára lefoglalt időpontok, narancssárgával az eseti kiírások és piros színnel a törölt kiírások láthatóak. A sorok végén található gombokkal megtekintésre (szem ikon), szerkesztésre (ceruza ikon) illetve törlésre (kuka ikon) van lehetőség.
Az időpont kiírása az Időpont kiírás a létrehozás gombra kattintva kezdeményezhető. Az időpont kiírásához szükséges megadni az alábbi, kötelezően kitöltendő adatokat (*): Létesítmény, Alegység, Kezdő dátum, Vég dátum, Hét napjai, Kezdés, Befejezés.
Időpontot a létesítmény felhasználó tud kiírni. A megnyíló ablakban a következő mezők találhatóak:
„Kiírás/Foglalás típusa" mezőben 3 féle időpont kiírásra van lehetősége a sportlétesítmény-felelősöknek a felhasználók részére:
A ,,Szabad időpont kiírás" választásával van lehetőség bárki (regisztrált felhasználó) által foglalható időpont kiírására. Ezen kiírás zöld színnel fog megjelenni a ,,Foglalás" menüpont táblázatában. A ,,Tanórai foglalás" választásával lehet ütemezni fix foglalásokat. Itt nyílik lehetősége a sportlétesítmény-felelősöknek arra, hogy akár egy órarend alapján megtegyék az adott létesítményre és adott időpontokra a fix foglalásaikat. Az ,,Eseti foglalás" esetén egy külsős foglaló nevében tud a sportlétesítmény-felelőseknek foglalni. Ez utóbbi bekerül az ,,Eseti foglalások tételes adatai" riportba.
Az eseti vagy tanórai foglalást választva bővül a kitöltendő mezők listája. A „Milyen célból” kötelezően kitöltendő szabadszöveges mező. A „Kinek a nevében” és az „Egyebek” mezőt nem kötelező jelleggel lehet definiálni. A „Szöveg megjelenjen” mezőben be lehet állítani, hogy az előbb említett 3 mező tartalmát mutassa-e a rendszer a leendő időpont foglalónak. A szín mezőben tetszés szerinti kiemelő színt lehet beállítani.
Az ablak jobb oldali részén a „Létesítmény” mezőben egy legördülő listából lehet kitallózni az érintett létesítményt. Amennyiben az adott helynek vannak alegységei (például uszoda több sávval) úgy aktivizálódik az „Alegységek” választó mező. Itt van lehetőség pl. uszoda esetében külön sávokra (egy vagy több sáv is lehet) kiírni időpontot.
A szabadon foglalható időpontok fognak megjelenni zöld színnel a Naptárban, így lesz lehetősége a felhasználóknak időpontot foglalni a meghirdetett időpontokra. Az almenüpont két részből áll: új időpontok létrehozásából és a már létrehozott időpontok áttekinthető, szűrésre alkalmas táblázatából, ahol a sportlétesítmény-felelősök az adatokat megtekinthetik/ szerkeszthetik/törölhetik. Az időpontok listában szűrni, keresni a Szűrő gomb segítségével az alábbi feltételek alapján lehet: Létesítmény / Milyen célból / Kinek a nevében / Dátum / Kezdés / Befejezés / Kiírás/Foglalás típusa / Státusz
7. Riportok
Az "Eseti foglalások tételes adatai" menüpont alatt látható, szűrhető és exportálható minden létesítmény minden foglalási adata. Itt is több szűrővel lehet szűkíteni a lekérdezést. A Létesítmények sávban egyesével lehet szűrni a létesítményekre, a Bérlő sávban a regisztrált foglalók neve szerint a Dátumtól-Dátumig mezőkben pedig időintervallum alapján szűrhetünk. Az Export gombbal egy táblázatba gyűjthetők le a tételes adatok.
A "Sportadmin-létesítmény összerendelések" menüpont alatt láthatjuk, hogy melyik létesítmény, melyik sportlétesítmény-felelős kezelése alatt áll.
8. Törzsadatok
- Városok
A ,,Városok" almenüben tekinthető meg a rendszerbe eddig felvitt városok listája, egy szűrésre alkalmas, áttekinthető táblázatban, amelyet a sportlétesítmény-felelős felhasználó megtekinthet, szerkeszthet, törölhet. Emellett ebben a menüpontban a „városok létrehozása +” menü elemmel van lehetőség új város hozzáadásához.
- Sportágak
A ,,Sportágak" almenüben tekinthető meg a rendszerbe eddig felvitt sportágak listája, egy szűrésre alkalmas, áttekinthető táblázatban, amelyek a sportlétesítmény-felelős megtekinthet, szerkeszthet, törölhet. Emellett ebben a menüpontban a „sportág létrehozása +” menü elemmel van lehetőség új sportág hozzáadásához.
- létesítmények
A ,,Létesítmények" almenüben tekinthető meg a rendszerbe eddig felvitt városok listája, egy szűrésre alkalmas, áttekinthető táblázatban, amelyet az arra jogosultsággal rendelkező az létesítményfelelős megtekinthet, szerkeszthet, törölhet. Emellett ebben a menüpontban van lehetőség új létesítmény hozzáadásához a „létesítmény létrehozása +” menü elemmel.
- Telephelyek
A "Telephelyek" menüpont alatt láthatóak a városok és a telephelyek listája, amelyet az arra jogosultsággal rendelkező a sportlétesítmény-felelős megtekinthet, szerkeszthet, törölhet, valamint itt lehet hozzáadni új telephelyet a "Telephely hozzáadása + " gombra kattintva.
9. Admin
- Hozzárendelések
A „Hozzárendelések” almenüben a sportlétesítmény-felelősnek (admin) lehetősége van a meglévő felhasználók megszemélyesítésére a „Fej” gombbal, ha például tesztelni kell a jogosultságot, ami kérésre ki lett osztva a felhasználónak. Valamint a szerepkör kiosztást a „Dugvilla” gomb segítségével lehet megtenni. Ekkor megjelennek a bal oldalon a kiosztható szerepkörök, a jobb oldalon a felhasználónál már felvett szerepkörök. A kiosztani kívánt szerepkört a bal oldali oszlopban lehet kiválasztani, és a jobbra mutató nyíl gombbal áthelyezni a jobb oldali oszlopba, ahol a már kiosztott szerepkörök és engedélyek láthatóak.
A keresés funkció itt is elérhető, az alábbi feltételek alapján lehet keresni:
Azonosító / Felhasználónév / Név / Email / Szerepkör